When Should Maintenance Contracts in Apartment Management Be Renewed?

Kış ortasında arızalanan bir asansör, hizmet dışı kalan bir hidrofor veya zamanında yapılmayan kazan dairesi bakımı... Apartman yönetiminde ertelenen bakım işlemleri, zamanla daha büyük arızalara ve beklenmeyen giderlere neden olabilir. Bu nedenle ortak alanlarda kullanılan teknik sistemlerin bakım süreçleri kadar, hizmet alınan firmalarla yapılan bakım sözleşmelerinin de düzenli olarak takip edilmesi gerekir.

Bakım sözleşmeleri yalnızca süresi dolduğunda değil; hizmet kalitesi, maliyetler ve binanın teknik ihtiyaçları doğrultusunda da gözden geçirilmelidir.

Peki, apartman ve site yönetiminde bakım sözleşmeleri ne zaman yenilenmeli? Yenileme öncesinde hangi belgeler ve koşullar kontrol edilmeli?

Bakım Sözleşmeleri Ne Zaman Yenilenmeli?

Bakım sözleşmelerinin yenilenme zamanı öncelikle sözleşmede belirtilen başlangıç ve bitiş tarihlerine göre belirlenir. Sözleşme süresi dolmadan önce hizmet sağlayıcı firmayla görüşülerek yeni dönem koşulları değerlendirilmelidir.

Özellikle şu durumlarda sözleşmenin yeniden ele alınması önemlidir:

• Sözleşme süresinin dolması: Yeni dönem başlamadan önce fiyat, hizmet kapsamı ve sözleşme koşulları gözden geçirilmelidir.

• Bakım hizmetinin yetersiz kalması: Bakımların zamanında yapılmaması, arızalara geç müdahale edilmesi veya eksik hizmet sunulması durumunda firma değişikliği değerlendirilebilir.

• Teknik sistemlerin yenilenmesi: Binaya yeni bir cihaz veya tesisat eklenmesi, mevcut bakım sözleşmesinin kapsamının güncellenmesini gerektirebilir.

• Bakım maliyetlerinin değişmesi: Yeni dönem için talep edilen ücretler önceki dönemle karşılaştırılmalı, gerekirse alternatif teklifler alınmalıdır.

• Mevzuat ve teknik şartların değişmesi: İlgili sistemlerin bakım ve kontrol koşullarında meydana gelen değişiklikler sözleşmeye yansıtılmalıdır.

Hangi Bakım Sözleşmeleri Takip Edilmeli?

Apartman ve site yönetimlerinde bakım sözleşmeleri, binada bulunan teknik sistemlere göre farklılık gösterir. Her sistemin bakım sıklığı ve kontrol gereklilikleri aynı değildir.

1. Asansör Bakım Sözleşmesi

Asansörlerin bakım hizmetleri, Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamında düzenlenir. Asansörlerin bakımı yetkili servis tarafından ayda en az bir defa yapılmalıdır. Bakım sözleşmesinin süresi, servis firmasının yetkisi ve bakım kayıtları düzenli olarak kontrol edilmelidir.

2. Yangın Söndürme ve Algılama Sistemleri

Yangın söndürme cihazları, yangın algılama sistemleri, acil aydınlatma ve diğer yangın güvenlik ekipmanlarının bakım ve kontrolleri ihmal edilmemelidir. Bu sistemlerde uygulanacak bakım ve test aralıkları ilgili mevzuat, standartlar ve üretici talimatlarına göre belirlenmelidir.

3. Hidrofor ve Su Deposu Bakımı

Hidrofor sistemleri, su pompaları ve su depoları binanın günlük kullanımını doğrudan etkiler. Basınç sorunları, pompa arızaları ve tesisat kaçakları gibi problemlerin önüne geçebilmek için düzenli bakım planı oluşturulmalıdır.

4. Jeneratör Bakım Sözleşmesi

Elektrik kesintilerinde devreye giren jeneratörlerin çalışır durumda olması önemlidir. Akü, yakıt, yağ, filtre ve çalışma testleri gibi işlemler üretici talimatlarına uygun şekilde takip edilmelidir.

5. Kazan ve Isıtma Sistemi Bakımı

Merkezi ısıtma sistemleri, kazan daireleri, sirkülasyon pompaları ve ilgili tesisatların bakımları özellikle kış sezonu başlamadan önce kontrol edilmelidir. Böylece yoğun kullanım döneminde yaşanabilecek arızaların önüne geçilmesine yardımcı olunur.

Bakım Sözleşmesi Yenilenirken Hukuken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bakım sözleşmelerinin yenilenmesi yalnızca firma ve fiyat seçimiyle sınırlı değildir. Apartman yöneticisinin yetkileri, hizmet sağlayıcı firmanın yeterliliği ve giderlerin nasıl karşılanacağı da değerlendirilmelidir.

Yöneticinin sözleşme yapma ve yenileme yetkisi

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi kapsamında yönetici, anagayrimenkulün korunması, bakımı ve onarımı için gerekli tedbirleri almakla görevlidir. Bu çerçevede olağan bakım hizmetlerinin yürütülmesi ve mevcut hizmetlerin devamı için gerekli işlemleri yapabilir.

Ancak her bakım ve yenileme işlemi yöneticinin tek başına karar verebileceği bir işlem olarak değerlendirilmemelidir. Büyük çaplı onarım, cihaz değişimi veya önemli mali yük getiren yatırımlarda yönetim planı, kat malikleri kurulu kararları ve yöneticinin yetki sınırları dikkate alınmalıdır. Gerektiğinde kat malikleri kurulunun kararı alınmalıdır.

Bakım firmasının belge ve yetkilerinin kontrolü

Sözleşme yapılacak firmanın ilgili hizmeti sunmaya yetkili olup olmadığı kontrol edilmelidir. Özellikle asansör bakımında yetkili servis şartları ve TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi gibi ilgili mevzuatta aranan belgeler incelenmelidir.

Yangın sistemleri ve diğer teknik ekipmanlarda ise hizmetin türüne göre gerekli yetki, yeterlilik ve teknik personel koşulları araştırılmalıdır. Her bakım firması için aynı belge şartının geçerli olduğu düşünülmemelidir.

Bakım ve onarım giderlerinin ayrıştırılması

Sözleşmede rutin bakım, arıza müdahalesi, yedek parça değişimi ve büyük onarım bedellerinin ayrı ayrı belirtilmesi önemlidir. Böylece hem yönetim bütçesi daha doğru takip edilir hem de giderlerin hangi hizmetten kaynaklandığı açıkça görülebilir.

Bakım Giderini Kiracı mı, Ev Sahibi mi Karşılar?

Apartman ortak giderlerinde kiracı ve malik sorumluluğunun birbirinden ayrılması gerekir.

Genel olarak olağan kullanım kapsamında ortaya çıkan rutin bakım ve işletme giderleri kiracıya; ana sistemin yenilenmesi, büyük onarım ve mülkiyete bağlı demirbaş yatırımları ise malike ait olabilir.

Ancak bu ayrım her gider için otomatik olarak uygulanmaz. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. ve 22. maddeleri ile kira ilişkisi birlikte değerlendirilmelidir. Kiracının ortak gider sorumluluğu bakımından kanunda öngörülen sınırlar da dikkate alınmalıdır.

Önemli: Bakım sözleşmelerinde aylık bakım bedeli, arıza müdahale ücreti ve parça değişim maliyetlerinin ayrı gösterilmesi, giderlerin doğru değerlendirilmesine ve ileride yaşanabilecek anlaşmazlıkların önlenmesine yardımcı olur.

Bakım Sözleşmesi Yenilemeden Önce Kontrol Listesi

Sözleşme yenileme sürecinde yalnızca fiyat karşılaştırması yapmak yeterli değildir. Yönetimlerin aşağıdaki başlıkları birlikte değerlendirmesi faydalıdır:

• Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi kontrol edildi mi?

• Yapılacak bakım işlemlerinin kapsamı incelendi mi?

• Bakım ziyaretlerinin sıklığı ve arıza müdahale süresi belirlendi mi?

• Yeni dönem için fiyat teklifleri karşılaştırıldı mı?

• Yedek parça ve malzeme giderlerinin sözleşmeye dahil olup olmadığı netleştirildi mi?

• Firmanın gerekli yetki ve yeterlilik belgeleri kontrol edildi mi?

• Önceki bakım raporları ve servis formları incelendi mi?

• Sözleşmenin fesih, fiyat güncelleme ve yenileme koşulları değerlendirildi mi?

• Gerekli yönetim veya kat malikleri kurulu kararları alındı mı?

Periyodik Bakımlarınızı Biyos ile Takip Edin

Apartman ve site yönetimlerinde bakım sözleşmelerinin takibi kadar, yapılması gereken periyodik bakım işlemlerinin zamanında gerçekleştirilmesi de önemlidir. Hangi ekipmanın ne zaman bakıma alınacağı, önceki bakım kayıtları ve sonraki bakım dönemleri düzenli olarak takip edilmelidir.

Biyos Periyodik Bakımlar Paneli, bu süreci yönetimler için daha kolay ve düzenli hale getirir. Apartmanınızda ve sitenizde yapılması gereken periyodik bakım işlemlerini sisteme kaydedebilir, bakım süreçlerinizi tek bir panel üzerinden takip edebilirsiniz.

Böylece asansör, hidrofor, jeneratör ve diğer ortak kullanım ekipmanlarına ilişkin bakım kayıtlarını düzenli şekilde tutabilir, geçmiş işlemlerinizi takip ederek sonraki bakım süreçlerinizi planlayabilirsiniz.

Bakım işlemlerinin kayıt altında tutulması, yönetim faaliyetlerinin düzenlenmesine katkı sağlarken olası bakım gecikmelerinin de önüne geçmeye yardımcı olur.

Biyos ile apartman ve site yönetiminizi kolaylaştırın; bakım süreçlerinizi kontrol altında tutun.